Soms maken we het volgende mee … een medewerker krijgt niet wat hij of zij wenst (bv. verlof) of moet taken doen die hij of zij niet graag doet tegen een deadline en in een gesprek wordt er plots aangekondigd dat ze wel eens ziek zouden kunnen vallen. Vaak weet je als leidinggevende niet hoe je hierop moet reageren. Hoe kan je hiermee omgaan?
- Reageren. Maar hoe doe je dat dan?
- Niet reageren. Maar wat heeft dit dan tot gevolg als de persoon in kwestie zich de dag nadien effectief ziek meldt?
Er kunnen heel wat redenen zijn om niet te reageren. Je voelt je te emotioneel, je bent helemaal van de kaart en had dit niet verwacht, je hebt een alternatief voorhanden (iemand anders kan het werk doen of je kan het zelf doen) enzovoort. In sommige situaties is het beter om de kat niet de bel aan te binden. Dan kan het inderdaad gepast zijn om niet te reageren. Je maakt het misschien erger door wel te reageren. Zolang – en dat is heel belangrijk – jijzelf, jouw team, de burger, de klant of de organisatie er weinig of geen last van heeft, kan dit op korte termijn een goede oplossing zijn. Om eerlijk te zijn, is een afwezige medewerker soms zelfs beter dan een medewerker die negatief, knorrend, gelaten of roddelend rondloopt en bovendien niet werkt.
Maar in de meeste gevallen is er wel een impact, op onszelf, op ons team en (on)rechtstreeks ook op de burger, de klant of de organisatie. Dan is het beter om duidelijk, kort, zakelijk en zeker niet paniekerig te reageren maar om dit deftig aan te kaarten. Zeker als je het gevoel hebt dat het niet bij die ene keer blijft. Stuur na jullie gesprek ook een mailtje waarin je gedetailleerd beschrijft wie wat gezegd heeft. Sommige mensen beseffen niet welke impact hun woorden hebben en hoe dit alles zwaar kan binnenkomen bij een leidinggevende.
Hoe pak je dergelijke situatie aan? Hierna volgen enkele tips:
- Reageer erop tijdens het gesprek. Pols naar bovenliggende redenen (te veel werk of vervelend werk) en naar mogelijke onderliggende redenen (moeten samenwerken met een collega die men niet graag heeft, niet gewaardeerd worden, de indruk hebben dat men zijn of haar zin niet krijgt “voor de zoveelste keer”).
- Mail (of zet op papier) na het gesprek waarin die bedreiging is geuit, wat er net gezegd is in het gesprek. Stuur die mail naar de medewerker zelf. Kader in de mail de structuur en de inhoud van jullie gesprek en citeer ook letterlijk wat de medewerker heeft gezegd. Soms maakt zo’n mail al duidelijk dat men te ver is gegaan als medewerker.
- Documenteer afwezigheden (ook de afwezigheden zonder ziektebriefje). Hou een register bij van alle keren dat de medewerker afwezig is, inclusief de datum, de manier van melden en eventuele voorafgaande gesprekken of insinuaties.
- Formeel gesprek. Als de medewerker zich (herhaaldelijk) ziek meldt, vanuit zo’n aankondiging, dan wordt er best een formeel gesprek gepland tussen de medewerker, de leidinggevende en iemand van de hr-dienst.
- Disciplinaire maatregelen. Overweeg disciplinaire maatregelen zoals een schriftelijke waarschuwing of andere stappen in overeenstemming met uw aanwezigheidsbeleid. Hopelijk is dat niet nodig, maar als medewerkers hun afwezigheid wegens ziekte aankondigen en er dus een groot vermoeden is van zwart verzuim ("je bent niet ziek, je voelt je niet ziek, maar je komt toch niet werken"), dan is het toch wel belangrijk om hier iets mee te doen. Mensen vergelijken heel vaak en andere teamleden zullen de situatie niet blijven verdragen als men iemand zomaar laat doen vanuit een aangekondigde ziekteafwezigheid. Toch nog even eraan herinneren dat je vanuit onze wetgeving nooit mag vragen naar de specifieke reden van iemands ziekteafwezigheid, met of zonder ziektebriefje.
- Hou de communicatie open. Blijf communiceren met de medewerker om de situatie te begrijpen. Misschien kom je zo de onderliggende oorzaken te weten, zoals een pestsituatie, te veel stress of moeilijke privésituaties.
- Denk aan jezelf en je team. Heel vaak gaan leidinggevenden dan zelf extra operationele taken doen of andere medewerkers ermee belasten. Uiteraard kan dit eventueel bij wit of grijs verzuim, maar bij een vermoeden van zwart verzuim, is het niet de bedoeling om anderen voor de gevolgen te laten opdraaien. Een dergelijke teambelasting is niet ok.
Ten slotte nog even vermelden dat het belangrijk is om elke situatie individueel te beoordelen en een evenwicht te vinden tussen de empathie voor een vermoedelijk minder tevreden of minder gemotiveerde werknemer en het team, de klanten, de burgers en de organisatie. Zorg er ook altijd voor dat je handelt in overeenstemming met de relevante wetgeving, de RPR, het arbeidsreglement en andere regelgeving.
