Op 19 maart vond de derde intervisiedag plaats van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis. Op het programma van deze goedgevulde dag: een inspirerende presentatie over de ICT- en datastrategie van Roeselare, een kennismaking met de mogelijkheden van AI en een praktische sessie waarbij de deelnemers aan de slag gingen met een stappenplan om actuele vraagstukken op te lossen met data.
Als opwarmer gingen de deelnemers aan de hand van een zestal vragen met elkaar in gesprek rond het gebruik van data, data-visualisatietools en AI in hun lokaal bestuur. Er is veel data beschikbaar, maar wat willen we ermee doen? Wat zijn onze prioriteiten en doelstellingen? Datagedreven werken is van belang om “het buikgevoel” bij sommige beleidskwesties om te buigen naar objectieve gegevens. Daarnaast blijkt het bij verschillende besturen een uitdaging om de meerwaarde van dataverzameling en -analyse over te brengen naar de verschillende diensten.
Van data naar beleidsinformatie: de aanpak van Roeselare
Geert Sinnaeve, directeur ICT Shared Services Groep Roeselare, lichtte de data- en ICT-strategie van Roeselare toe. Enkele interessante inzichten uit hun aanpak:
- De samenwerking tussen het ICT-departement en de strategische cel is cruciaal voor wat betreft organisatiebrede rapporten. De rol van IT is dan ook breder dan enkel leverancier van de basisvoorzieningen en support services: het is een vitale component van het business model van het bestuur bij het realiseren van end-to-end processen en oplossingen.
- Zonder heldere datastrategie is het moeilijk om projecten en acties tot een goed einde te brengen. Vertrek vanuit een specifieke doelstelling en plaats de burger centraal. Denk niet enkel vanuit de interne werking met als doel de dienst efficiënter te maken, maar denk als service-organisatie voor de burger en geef dit voorrang op je interne doelstellingen.
- Data moet doorheen de organisatie stromen en door iedereen gebruikt en beheerd worden. Een sprekend voorbeeld: de hr-datastromen. Deze data zijn niet enkel cruciaal voor de doelstellingen van de hr-afdeling, maar voor alle diensten. De hr-afdeling beheert hierdoor data voor de eigen werking en voor alle noden van de organisatie. De werklast bij de hr-afdeling kan hierdoor verhogen terwijl de voordelen misschien bij een andere afdeling liggen. Op deze manier kijken naar het beheer van data vraagt een andere mindset en bewustwording van de hele organisatie.
- Organisatiebrede rapporten vragen veel overleg en aansturing. Je doet dit er niet even bij als medewerker.
- Er kruipt veel tijd in het bouwen van rapporten en het beheer van de nodige data. Als je er niets mee doet, is het beheer van de data en de opbouw van rapporten niet zinvol.
- Vertrekken vanuit resultaten helpt om het tastbaarder te maken en een concreet verhaal te brengen.
- Het gevaar van de Excel-cultuur. Verschillende en vaak foutieve versies van dezelfde data bestaan naast elkaar. Daarom werkt Groep Roeselare bewust aan een toekomstbestendige ICT data-architectuur en bouwt men stelselmatig de Excel-cultuur af.
- Ruim data constant op om vervuiling en fouten te voorkomen. Bijvoorbeeld: De projectleider volgt een checklist om bij elke stap van het project na te gaan wat met de data moet gebeuren. Welke data moeten toegankelijk blijven en welke migreren naar het archief? Als het project is afgerond, verdwijnt het tijdelijk projectteam en dient de data ingebakken te zijn in de operationele werking van de organisatie.
- Maximale digital born-strategie. Roeselare gaat zo snel mogelijk in het proces digitaal, zonder daarbij de groep van medewerkers en burgers die minder digitaal zijn uit het oog te verliezen.
- Voorkom nieuwe papierstromen. Hiervoor investeerde Roeselare bijvoorbeeld in tablets voor de groendienst en smartphones voor de poetshulpen als middel om hen mee te krijgen op de digitale trein.
- E-inclusie integreren via de dagelijkse werking. Een belangrijke nevendoelstelling van verschillende projecten is de doelgroep digitaal vaardiger te maken door hen van de juiste middelen te voorzien en deze dagelijks te laten toepassen op de werkvloer.
Gebruik van AI en prompting
Het werken met AI biedt heel wat mogelijkheden, zoals het automatiseren van routinewerk, het verbeteren van interne en externe communicatie, het vereenvoudigen van data-analyse en het bevorderen van creativiteit en innovatie. Thomas De Rous en Chris De Bock van Probis namen de deelnemers mee in concrete visuele en tekstuele toepassingen van AI en gaven enkele tips rond prompting (het geven van specifieke aanwijzingen aan een AI-tool). Daarbij wezen ze ook op de ethische implicaties van AI: een tool zoals ChatGPT is een tekstmodel, geen alleswetende computer, waardoor kritisch omgaan met de resultaten nodig blijft. Daarnaast is het heel belangrijk om nooit gevoelige of persoonsgebonden data te delen in gratis AI-tools.
Van probleem naar datagedreven oplossing
Onder begeleiding van Bernie Caessens, lead scientist bij Poolstok, gingen de deelnemers in de namiddag zelf aan de slag met datagedreven werken. Als opwarmer braken ze hun hoofd over de volgende vraag, waarbij ze geen hulpmiddelen mochten gebruiken: ‘Hoeveel pianostemmers zijn er in Antwerpen?’. Aan de hand van dit voorbeeld werd het belang van een datagebaseerd model en proces duidelijk. De eerste belangrijke stappen van elk datagedreven project zijn hierbij:
- Vertrek vanuit een impactvol vraagstuk over mensen, organisatiedoelen of diensten dat je wilt onderbouwen vanuit data, niet vanuit intuïtie.
- Gebruik kennis, expertise en wetenschappelijke literatuur om een decompositie te doen van het vraagstuk.
Met het stappenplan als kapstok dachten de deelnemers samen na over vraagstukken die momenteel leven bij de lokale besturen. Zo kwamen thema’s als de werkbelasting in de sociale dienst, het afvalbeleid, het bereik van het opleidingsbeleid bij medewerkers en de impact van de vergrijzing op de dienstverlening aan bod.
Dankzij deze inspirerende sessies kregen de deelnemers opnieuw heel wat rijke inzichten en een concreet stappenplan mee. Het lerend netwerk ontmoet elkaar opnieuw op 24 april tijdens een digitale vraagbaak.
Een leerrijke, prikkelende dag die rond data en AI écht een aantal groeikansen
duidelijk op de kaart heeft gezet. - Sophie van Eupen (Duffel)
Het duizelt me van alle extra info: ik ga geïnspireerd terug naar kantoor, al wordt
het verhaal van data wel een meerjarenplan voor mij. :) - Tinne Van Looy (Retie)
