Misschien ervaar je het volgende ook bij jezelf: je ziet bepaalde zaken die niet goed lopen of die volgens jou niet ok zijn, maar toch vind je het lastig om het uit te spreken. Ik denk hierbij aan moeilijke feedback die niet gezegd wordt (naar de medewerker toe, maar wel achter de rug) of diverse evaluaties (cf. Krachtlijnen Kelchtermans) die positief werden ‘gemaakt’ op papier, terwijl iedereen ontevreden was of is over de medewerker.
Vaak liggen aan het moeilijk durven formuleren van bepaald nieuws bepaalde angsten ten grondslag, zoals:
-
Angst voor negatieve reacties. Leidinggevenden kunnen bang zijn voor emotionele reacties zoals woede of teleurstelling van medewerkers, of voor het verlies van motivatie van een teamlid of het team.
- Angst voor conflict. Sommigen vrezen dat het brengen van slecht nieuws conflicten kan veroorzaken binnen het team of tussen de medewerkers en de leidinggevende.
- Angst om gezag te verliezen. Er is bij sommigen een bezorgdheid dat het niet hebben van alle antwoorden of het moeten brengen van negatieve feedback hun positie van competentie en leiderschap kan ondermijnen.
- Angst voor verandering in de werkomgeving. Negatief nieuws kan leiden tot veranderingen in rollen, in de teamdynamiek of zelfs in mensen die voor een andere job kiezen, wat leidinggevenden kan doen aarzelen om deze informatie te delen.
- Onzekerheid over de juiste aanpak. Leidinggevenden kunnen onzeker zijn over hoe ze het nieuws het beste kunnen presenteren zonder verdere problemen te veroorzaken.
Om leidinggevenden te helpen deze angsten te overwinnen en toch moeilijke zaken te communiceren, formuleren we hier vijf praktische tips:
- Voorbereiding van zo’n gesprek. Bereid je goed voor op het gesprek. Verzamel alle feiten en begrijp de implicaties van het nieuws. Bedenk mogelijke vragen die medewerkers kunnen hebben (doe een soort van Q&A (vragen en antwoorden) voor en met jezelf) en denk dus na over welke antwoorden of reacties je kunt geven. Een goede voorbereiding helpt je zelfverzekerd en coherent te zijn tijdens het gesprek.
- Transparantie. Wees zo open en transparant mogelijk over de situatie. Leg uit waarom beslissingen genomen zijn en hoe deze van invloed zijn op het team en/of de individuele medewerkers. Transparantie bouwt vertrouwen op en toont respect voor de medewerkers. Transparantie betekent nog niet dat je alles ‘zomaar’ moet zeggen: alles kan op “100 verschillende wijzen geformuleerd worden”, dus zorgvuldigheid in de formulering (zonder omfloerst te zijn) en transparantie dienen hand in hand te gaan.
- Empathie tonen. Toon empathie en begrip voor de gevoelens van medewerkers. Erken dat het nieuws moeilijk of ontmoedigend kan zijn en bied ruimte voor medewerkers om hun gevoelens en zorgen te uiten. Empathie en begrip tonen betekent niet iemand gelijk geven. Het gaat over het kunnen begrijpen en zich kunnen inleven in de situatie van de medewerker en de reactie op het nieuws.
- Feedback en ondersteuning bieden. Sta open voor feedback naar jezelf toe en bied aanvullende ondersteuning waar nodig (bv. ondersteuning vanuit de personeelsdienst). Moedig een voortdurende dialoog aan en zorg ervoor dat medewerkers weten waar ze terecht kunnen voor meer informatie of ondersteuning.
- Zelfreflectie en zelfvertrouwen. Slecht nieuws of moeilijk nieuws wordt door medewerkers vaak uitgewerkt op de boodschapper, hoe goed en zorgvuldig je het ook formuleert. Laat je dus niet doen, met andere woorden laat je emotioneel niet uit de haak trekken. Laat dit je niet doen twijfelen over jezelf of raken aan je zelfvertrouwen. Zelfreflectie is wel gepast. Misschien kan je een andere aanpak hanteren de volgende keer, maar laat je niet in de zelfverdediging duwen of emotioneel helemaal onderuit halen door een medewerker die moeilijk nieuws niet kan verwerken en dus de volle lading terugschiet naar de boodschapper.
Door deze aanpak kunnen leidinggevenden de angst om moeilijke gesprekken te voeren verminderen en een sterkere, meer verbonden werkomgeving creëren waarin zowel goed als slecht nieuws op een constructieve manier worden gedeeld.
