Op 23 mei vond de laatste digitale vraagbaak plaats van het netwerkjaar organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis. In deze sessie nam Probis ons mee in de wondere wereld van lean denken, agile werken en kanbanborden. Na een helder overzicht van de principes en toolboxen van beide methodes gingen we in breakout-sessies aan de slag met onze eigen kanbanborden.
Verschillende manieren om processen en projecten te bekijken
Lean denken is een manier om alle taken te evalueren die plaatsvinden in een waardeketen vanuit het perspectief van de klant, met als doel om alle verspillingen te elimineren (efficiëntie) en de waarde te maximaliseren. Hoewel het vaak voornamelijk wordt toegepast op productieprocessen, is lean denken toepasbaar op alle soorten processen. Voldoen aan de wensen van de klant en daarbij nauw met hen samenwerken staat voorop. Er zijn 5 centrale lean principes:
- Waarde: vanuit het perspectief van de klant.
- Waardestroom: activiteiten elimineren die geen waarde toevoegen.
- Flow, bv. het werken op afspraak.
- Pull: enkel produceren wat nodig is.
- Perfectie: continu verbeteren.
Agile werken is een iteratieve en incrementele benadering van projectmanagement, waarbij het werk wordt opgedeeld in kleine, behapbare stukken. Het is de bedoeling om snel te kunnen reageren op veranderingen in eisen en prioriteiten en snel waardevolle producten en diensten te leveren. Enkele belangrijke concepten binnen agile zijn:
- Sprint: korte, tijdsgebonden iteratieperiode met als doel het ontwikkelen van (een deel van) een product binnen een deadline.
- Burndown chart: visueel hulpmiddel om tijdens een sprint de hoeveelheid werk te volgen binnen de voorziene opleveringstermijn.
- Scrumbord: visueel hulpmiddel om taken op te volgen die moeten uitgevoerd worden tijdens een sprint.
- Kanban: visueel systeem om werk te visualiseren en controleren terwijl het door een proces gaat.
Kanban als krachtige tool in het opvolgen van taken en processen
Deze tool hoort thuis bij zowel lean als agile, hoewel de insteek verschillend is. De voordelen van kanban zijn dat het visueel en overzichtelijk is, het toelaat om de werkdruk goed te beheersen en dat het makkelijk en snel in te voeren is. Een viertal stappen zijn nodig om een kanbanbord op te zetten:
Aan de hand van enkele sprekende voorbeelden en toepassingen vanuit lokale besturen, leerden we op welke manieren je een kanbanbord kunt samenstellen en wat de voordelen hiervan zijn. Na deze toelichting gingen de deelnemers in groepjes brainstormen over hoe een kanbanbord kan helpen in hun eigen werking en het oplossen van problemen.
De laatste intervisiedag van het netwerkjaar
We zien elkaar voor de laatste keer dit netwerkjaar op 13 juni in Mechelen. We zullen ons dan focussen op het volgende grote project voor managementteams en beleidsmedewerkers: de opmaak van het nieuwe meerjarenplan.
