In het wist-je-datje van oktober 2024 op MATConnect focusten we op de vijf kenmerken van een leiderschapsteam, zoals een managementteam. We baseerden ons hiervoor op het artikel “Teamwork at the top – It’s not just who’s in the room – it’s how they behave together”. In het artikel beschrijven Gregory LeStage, Sara Nilsson DeHanas en Pete Gerend niet alleen de kenmerken van een sterk leiderschapsteam, maar ook de vier cruciale stappen die een topteam moet nemen om effectief samen te werken.
Hierna volgt een gedetailleerde uitleg van elke stap. De bedoeling van dit wist-je-datje is om leidinggevenden in een lokaal bestuur (en zeker van een managementteam) mee te stimuleren om na te denken over hoe jullie managementteam nog sterker kan worden en hoe iedereen hieraan kan werken en een bijdrage toe kan leveren. Het is een stimulans om eens te praten over jullie als team en over wat jullie nog kunnen doen om een sterker team te worden.
De vier stappen die LeStage, Nilsson DeHanas en Gerend zien als stappen in de richting van een sterk topteam:
- Commit and Invest
Deze stap draait om de toewijding van de teamleden. Succesvolle teams zijn niet alleen samengesteld uit bekwame individuen, maar uit mensen die echt toegewijd zijn aan de teamdoelen en bereid zijn tijd en energie te investeren in het teamproces. Elk lid moet zich persoonlijk verbinden aan het succes van het team en zijn of haar persoonlijke belangen opzij kunnen zetten voor het grotere geheel.
Praktische toepassing:
- Teams moeten regelmatig bijeenkomen om gezamenlijk de ambities en doelstellingen helder te krijgen en om de persoonlijke betrokkenheid bij deze doelen uit te spreken.
- Er moet actief worden geïnvesteerd in het opbouwen van relaties binnen het team, bijvoorbeeld via teambuilding of coaching.
- Hold up the Mirror
In deze fase kijkt het team kritisch naar zichzelf. Het is een moment van reflectie waarin het team eerlijk naar zijn eigen sterktes en zwaktes kijkt. Dat betekent dat het team feedback van binnen en buiten de organisatie omarmt en de moed heeft om naar gebieden te kijken waar verbetering nodig is. Niet evident! Psychologische veiligheid is dan ook zeer belangrijk in deze fase en is iets waar iedereen naar elkaar toe voor kan of moet zorgen (bv. door respect en waardering te geven, en niet te roddelen over elkaar).
Praktische toepassing:
- Regelmatige zelfevaluaties en teamfeedbacksessies waarin prestaties, samenwerking en resultaten kritisch worden besproken.
- Het aanstellen van een externe facilitator of coach om objectieve feedback te geven over de teamdynamiek en de prestaties.
- Map the Journey and Begin
Dit is het moment waarop het team een concrete roadmap of een duidelijk en gedetailleerd scenario opstelt over hoe ze hun doelen zullen bereiken. Het betekent niet alleen plannen maken, maar ook daadwerkelijk beginnen met het uitvoeren ervan. In deze stap worden de verantwoordelijkheden en rollen van elk teamlid duidelijk gedefinieerd.
Praktische toepassing:
- Maak een gedetailleerd actieplan met duidelijke mijlpalen en deadlines.
- Zorg dat elk teamlid weet wat van hem of haar verwacht wordt en welke bijdrage nodig is om de doelen te bereiken.
- Maintain Momentum
Het volhouden van de energie en voortgang is cruciaal. Teams die goed beginnen, verliezen vaak stoom en energie door een gebrek aan follow-up of door afleidingen. Deze stap richt zich op het behoud van de focus en het doorzetten van de inspanningen, zelfs wanneer de omstandigheden veranderen of uitdagingen zich voordoen.
Praktische toepassing:
- Regelmatige voortgangsmeetings om de voortgang of de stand van zaken te bespreken en ook aan te kaarten waar aanpassingen nodig zijn.
- Creëer een cultuur van voortdurende verbetering waarin teamleden elkaar blijven uitdagen om beter te presteren.
Welke ondersteunende, “Enabling Factors” zijn er nodig?
Naast de vier kernstappen, benadrukken LeStage, Nilsson DeHanas en Gerend een aantal belangrijke ‘enabling’ factoren die deze stappen ondersteunen en versterken:
- Get Together
Het regelmatig samenbrengen van het team is essentieel. Dat gaat verder dan alleen formele vergaderingen, het betekent ook informele bijeenkomsten en het stimuleren van interactie buiten de reguliere context. Het team moet tijd besteden aan het opbouwen van relaties, zowel persoonlijk als professioneel.
Praktische toepassing:
- Organiseer informele bijeenkomsten en teambuildingactiviteiten om de relaties binnen het team te versterken.
- Zorg voor een regelmatige, geplande ‘afspraak’ voor strategische discussies en feedbacksessies.
- Build Habits
Teams moeten gewoontes opbouwen die samenwerking ondersteunen. Dit kunnen vaste patronen zijn van communicatie, besluitvorming en probleemoplossing. Door deze gewoontes te ontwikkelen, kan het team zich beter aanpassen aan veranderingen en efficiënt samenwerken zonder telkens opnieuw het wiel uit te vinden.
Praktische toepassing:
- Creëer vaste vergaderstructuren en regelmatige evaluaties van voortgang, prestaties en problemen.
- Bouw rituelen zoals check-ins en lessons learned-sessies in om continu te leren en te verbeteren.
- Be Opportunistic
Topteams moeten in staat zijn om kansen te grijpen wanneer ze zich voordoen. Dat betekent dat ze flexibel moeten zijn en snel moeten kunnen schakelen om in te spelen op veranderende omstandigheden, nieuwe kansen of onverwachte uitdagingen.
Praktische toepassing:
- Zorg dat het team snel kan inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen door wendbare besluitvorming en korte communicatielijnen.
- Stimuleer het gebruik van data en bijvoorbeeld AI (artificiële intelligentie) om kansen en verbeteringen tijdig te identificeren.
- Be Adaptable
Een succesvol topteam moet zich voortdurend kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden, of het nu gaat om interne veranderingen binnen het team of externe uitdagingen zoals bijvoorbeeld de Oekraïne-crisis of (minder verwachte) verkiezingsresultaten. Dat betekent dat het team niet vastgeroest mag raken in bestaande processen, maar flexibel moet blijven.
Praktische toepassing:
- Stimuleer een cultuur van flexibiliteit door het team regelmatig nieuwe uitdagingen te geven. De stimulator kan binnen of buiten het team zitten (een bepaald managementteamlid of de personeelsverantwoordelijke of …).
- Gebruik (en leer dit te gebruiken) scenarioplanning om het team voor te bereiden op verschillende toekomstmogelijkheden.
- Make Teaming Real and Applicable
Het team moet samenwerken op een manier die praktisch en relevant is voor de doelstellingen van de organisatie. Dat betekent dat teamleden hun werk daadwerkelijk moeten afstemmen op het gezamenlijke doel en dat samenwerking geen abstracte oefening mag zijn, maar iets dat concreet en toepasbaar is in de dagelijkse gang van zaken. Geen excuses op dit vlak!
Praktische toepassing:
- Zorg ervoor dat er duidelijke verbindingen zijn tussen het werk van het team en de strategische doelen van de organisatie. Heel belangrijk!
- Geef teamleden projecten en verantwoordelijkheden die hun samenwerking echt testen en versterken.
- Reinforce
Het herhaaldelijk versterken van positieve samenwerkingsdynamieken is essentieel. Succesvolle teams erkennen hun successen, leren van hun fouten en blijven hun samenwerkingsprocessen verbeteren. Dat vereist structurele feedback en dus een structureel feedbackproces (bijvoorbeeld een 360°-proces) en een cultuur waarin leren en verbeteren centraal staan.
Praktische toepassing:
- Vier successen binnen het team.
- Voer regelmatige lessons learned-sessies in om te bespreken wat goed ging en wat beter kan.
- Measure
Het meten van de effectiviteit van de samenwerking is cruciaal om vooruitgang te boeken. Zonder duidelijke metrics is het moeilijk om te weten of het team daadwerkelijk beter wordt. Meet de prestaties van het team, zowel op het gebied van samenwerking als op het behalen van de gestelde doelen. Zet kwalitatieve en kwantitatieve doelen, bijvoorbeeld naar afwerking van een project, naar voortgang van een bepaald traject, naar het respecteren van de timings van vergaderingen enzovoort.
Praktische toepassing:
- Stel duidelijke KPI’s (kwalitatief en kwantitatief) op voor zowel de samenwerking als de teamprestaties.
- Gebruik tools zoals dashboards om de voortgang te volgen en bij te sturen waar nodig (bijvoorbeeld van samenwerkingsprojecten).
- Communicate
Heldere en consistente communicatie is de ruggengraat van elk succesvol team. Dat gaat niet alleen om het uitwisselen van informatie, maar ook om het creëren van een cultuur waarin communicatie vloeiend en efficiënt verloopt, zowel binnen het team als naar de rest van de organisatie. Tevens moet die communicatie doelgericht, open, eerlijk en transparant zijn. Geen geroddel of praatjes in de gang, geen gepraat over maar wel met elkaar.
Praktische toepassing:
- Implementeer een effectieve communicatiestructuur met regelmatige updates, vergaderingen en duidelijke lijnen van verantwoordelijkheid.
- Moedig een open dialoog aan en zorg dat feedback actief wordt opgevolgd.
Conclusie
De vier stappen van succesvolle teams – “commit and invest”, “hold up the mirror”, “map the journey and begin” en “maintain momentum” – bieden een solide stappenplan voor een effectieve samenwerking tussen topleidinggevenden. Wanneer deze stappen worden ondersteund door de “enabling factors”, zoals onder andere “get together”, “build habits” en “measure”, kunnen teams hun volledige potentieel bereiken. Deze gecombineerde aanpak zorgt ervoor dat topleidinggevenden niet alleen goed samenwerken, maar ook duurzaam, zorgzaam en flexibel blijven presteren in een dynamische, lokale bestuursomgeving.
