Op 15 januari vond een digitale vraagbaak plaats van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis. In deze sessie blikten de deelnemers terug op het afgelopen jaar en deelden hun voornemens en doelstellingen voor 2025 op het gebied van organisatiebeheersing. Daarnaast kregen ze een inspirerende case voorgeschoteld: Stad Beringen deelde waarom zij een lichtgroene maturiteitsscore kregen van Audit Vlaanderen voor hun aanpak.
Terugblik en vooruitblik
In het eerste deel van de vraagbaak stonden de deelnemers even stil bij hun verwezenlijkingen in 2024 en doelstellingen voor 2025. Heel wat beleidsmedewerkers waren trots op de uitwerking van de omgevingsanalyse, zelfevaluatie en inspiratienota ter voorbereiding van de nieuwe beleidsperiode. Ook zetten een aantal besturen belangrijke stappen op het vlak van projectwerking, interne communicatie en de nieuwe digitale werkplek. De belangrijkste doelstellingen voor 2025 kaderen heel duidelijk binnen de opmaak van het nieuwe meerjarenplan en de (verdere) uitbouw van procesmanagement. Daarnaast zien de deelnemers ook kansen in het nieuwe Vlaams regeerakkoord op het vlak van digitalisering en is 2025 hét moment om de aanpak organisatiebeheersing kritisch te bekijken en het kader opnieuw te laten valideren door de nieuwe beleidsploeg.
Het doel van een organisatiebeheersingssysteem is om de organisatie zo robuust mogelijk in te richten en bestand te maken tegen crisissen en risico's. Het laat toe om de eigen werking gestructureerd vorm te geven, risico’s te detecteren, prioriteiten vast te stellen en aan te pakken. Het geeft inzicht in sterktes en verbeterpunten, waardoor de organisatie concrete stappen kan zetten in de professionalisering van haar werking. Het installeren van een organisatiebeheersingssysteem is verplicht, maar de concrete invulling is vrij te bepalen. In deze vraagbaak deelde stad Beringen graag hun aanpak organisatiebeheersing.
Aanpak Beringen: de bouwstenen van een sterk kader organisatiebeheersing
Volgens het toetsingskader van Audit Vlaanderen heeft Beringen een gedefinieerd systeem (lichtgroene score). Wat betekent dit concreet?
Er is een degelijk kader en goede dynamiek, vertrekkende van de 10 thema’s van de Leidraad Audit Vlaanderen en de principes van continu verbeteren en projectmatig(er) en procesmatig(er) werken. Dankzij hun groeimindset ‘Beringen excelleert’ wordt expliciet gemaakt dat de organisatie beter wordt van een goede organisatiebeheersing.
Organisatiebeheersing is breed gedragen binnen het lokaal bestuur. Het managementteam speelt hier een sterke rol in, dankzij hun organisatiebrede bril. Ze werken met een digitaal organisatiehandboek, waarin de management- en sturende processen in kaart gebracht zijn..
Daarnaast wordt de werking gecoördineerd door een expert en maakt Beringen deel uit van een netwerk waarin good practices met andere besturen gedeeld worden.
De zelfevaluatie op zowel organisatie- als dienstniveau is goed onderbouwd en de acties worden frequent opgevolgd. Hun verbeteractieplan is ingebed in de BBC. De raden ontvangen jaarlijks een goed uitgewerkte rapportering: enerzijds een uitgebreider rapport van een twintigtal pagina’s en een samenvatting van een viertal pagina’s.
In de toekomst bestendigt en verbetert Beringen verder hun aanpak volgens de PDCA-cyclus, de verbetersuggesties van Audit Vlaanderen en aan de hand van de bouwstenen kader, rollen, betrokkenheid, zelfevaluatie, risicobeheersing en rapportering. De concrete verbeteracties zijn nog afhankelijk van interne gesprekken, maar kunnen de volgende zaken omvatten:
- Kader: de 10 thema’s van de Leidraad organisatiebeheersing Audit Vlaanderen en de principes van continu verbeteren en project- en procesmatig(er) werken. Beringen overweegt om dit kader frequenter (bv. driejaarlijks) te herzien.
- Rollen: Beringen houdt organisatiebeheersing laagdrempelig en wil geen onnodig verzwarende structuren opzetten. De meerwaarde van een mini-stuurgroep en een jaaractieplan wordt eventueel overwogen.
- Betrokkenheid: Beringen gaat geen onnodige extra inspanningen hiervoor doen, maar zetten wel hun huidige acties verder. Ze denken na over hoe ze het verhaal eenvoudiger kunnen brengen naar alle niveaus, onder de noemer ‘continu verbeteren’.
- Zelfevaluatie: Audit Vlaanderen raadt aan om frequenter zelfevaluaties te voeren. Idealiter wil Beringen zelfevaluaties voor alle diensten, met (twee)jaarlijkse updatemomenten. Op organisatieniveau is het te bekijken of ze kunnen evolueren naar een drie- of vierjaarlijkse zelfevaluatie.
- Risicobeheersing: Ook hier gaat het om verder na te denken hoe je het verhaal van risicobeheersing eenvoudiger kan maken, zodat de risico’s tastbaarder worden.
- Rapportering: De huidige rapportering is goed, maar naar de toekomst toe zal er meer aandacht zijn voor risico’s en de doorvertaling van project- en procesmatig werken.
Dankzij deze inspirerende case is het lerend netwerk er helemaal klaar voor om in 2025 verder te sleutelen aan hun kader organisatiebeheersing.
De volgende live intervisiedag vindt plaats op 18 februari in Leuven, met op het programma een goede samenwerking tussen politiek en administratie via een gedragen afsprakennota en de stappen van bestuursakkoord naar meerjarenplan.