Op 10 juni 2025 kwamen beleidsmedewerkers van lokale besturen voor de laatste keer samen voor een inspirerende intervisiedag van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis. Het thema van de dag: monitoring, rapportering en indicatoren. Een brandend actueel onderwerp, dat de deelnemers in de diepte verkenden aan de hand van praktijkcases en interactieve oefeningen.
Wim Dewever, algemeen directeur in Maarkedal, leidde de dag in goede banen. Hij nam de deelnemers eerst mee in de wereld van BBC 3.0 en het planningsproces. Hij gaf mee welke mijlpalen ze hanteren in Maarkedal en wat de nieuwe spelregels zijn in het kader van BBC 3.0. Daarnaast ging hij ook uitgebreid in op het belang van indicatoren, rapportering en monitoring aan de hand van de aanpak in Maarkedal. Het bleef natuurlijk niet enkel bij theorie: de deelnemers gingen zelf aan de slag met een of meerdere speerpunten uit hun eigen bestuursakkoord, die ze vertaalden in een actie of een deel van een actie.
Aan de hand van een case uit Opwijk doken de deelnemers in het proces van het formuleren van SMART-acties en de toepassing ervan in organisatiebeheersing en projectwerking. Iedereen kent wel de SMART-principes, maar in de praktijk is vaagheid vaak troef. Definities, een heldere afbakening van termen en een duidelijke rollen- en takenverdeling ontbreken doorgaans. In Opwijk vertalen ze daarom doelstellingen naar concrete projectactieplannen.
Deze plannen gebruiken ze niet alleen om bepaalde doelen te stellen, maar ook om de vooruitgang per project te monitoren door het gebruik van indicatoren en mijlpalen. Aan de hand van een concreet projectactieplan werkten de deelnemers samen om doelstellingen en acties te herformuleren en af te stemmen op de SMART-criteria.
Beleidsmedewerkers uit Geel deelden hun ervaringen met de aanpak van indicatoren in het meerjarenplan 2020-2025. Ze namen ons mee in hoe ze in het huidige meerjarenplan voor elke prioritaire actie en beleidsdoelstelling een indicator hebben bepaald. Geel maakt gebruik van zowel kwantitatieve als kwalitatieve indicatoren, variërend van prestatie-indicatoren tot resultaat- en inspanningsindicatoren, afhankelijk van het type actie. In hun nieuwe aanpak van rapportering en monitoring kiezen ze bewust voor een meer gerichte set indicatoren op het niveau van de doelstellingen. Een beperkt aantal indicatoren biedt de kans om zowel de organisatie, het MAT en het CBS beter mee te krijgen in het verhaal en vergroot de effectiviteit van de monitoring. Door de betrokkenheid van zowel MAT, CBS als de diensten bij het bepalen van de indicatoren wordt het eigenaarschap over de gekozen indicatoren groter.
Deze intervisiedag was opnieuw een vruchtbare gelegenheid voor beleidsmedewerkers om hun kennis en ervaring over indicatoren en monitoring te verdiepen en van elkaar te leren. De deelnemers gingen naar huis met concrete inzichten en tools die ze in hun eigen praktijk kunnen toepassen om hun beleidsdoelen effectiever te monitoren, te rapporteren en bij te sturen.
